Come organizzare un evento virtuale di successo

Coinvolgi i tuoi clienti con un evento online: ecco i passi chiave per organizzarne uno vincente

Dal momento che il lockdown e il distanziamento sociale faranno parte delle nostre vite ancora per un po’, molti grandi eventi programmati per quest’anno sono stati cancellati o rimandati.

Per questo molte aziende e grandi imprese hanno cercato una soluzione alternativa, ma efficace che potesse in qualche modo sostituire in modalità smart fiere ed incontri attraverso l’uso della tecnologia: gli eventi virtuali che si svolgono attraverso il ricorso ad applicazioni e piattaforme specifiche.

In questo periodo, le persone stanno cercando modi per migliorare le proprie competenze e gli eventi virtuali permettono di incoraggiare questo desiderio oltre a rivelarsi un modo relativamente economico di aumentare l’interesse per un determinato brand. Ecco che allora le aziende e le organizzazioni si stanno organizzando con successo per realizzare webinar, seminari, workshop virtuali per mantenere vivo il contatto con la propria utenza e non fermare del tutto le attività.
Sessioni di domande e risposte, webinar, seminari tecnici, corsi di formazione, training, approfondimenti su materie specifiche, miniserie di “how to”: tutti questi format si adattano molto bene allo svolgimento da remoto. Sono diversi gli strumenti che la tecnologia mette oggi a disposizione di chiunque voglia promuovere un evento online, a partire dai social media.
Affrontando in maniera corretta i diversi elementi in gioco, è possibile creare un evento coinvolgente e produttivo che promuova la propria attività e apporti un valore aggiunto a chi partecipa.

Ecco qualche consiglio per organizzare un perfetto evento digitale

1. Scegliere la giusta piattaforma per un evento online

Quando il pubblico diventa virtuale, cambia tutto ciò a cui si deve pensare. Per esempio, la dimensione del pubblico non dipenderà più da quelle del luogo dell’evento, ma dalla piattaforma digitale che sceglierai di utilizzare. Ci sono diverse piattaforme di videoconferenza (VC) che possono ospitare un evento virtuale, ognuna con i suoi pro e i suoi contro; per questo è bene prendersi del tempo per analizzarli a dovere.

Cosa bisogna prendere in considerazione:
• Qual è il numero massimo di partecipanti?
• Tutti devono avere una licenza o solo l’host?
• È possibile disattivare e riattivare l’audio dei partecipanti?
• Quali strumenti interattivi sono disponibili?
• Quale sarà il layout di partecipanti e presentatori?

2. Includere e intrattenere

Riuscire a intercettare utenti che vogliono partecipare al tuo evento significa fare in modo di proporre contenuti interessanti, inclusivi, in grado di generare un senso di partecipazione comunitario e interattivo. A tale scopo è importante utilizzare un linguaggio chiaro, favorire i momenti di scambio, supportare la comprensione di chi segue attraverso immagini, infografiche, didascalie. Punta al coinvolgimento.

Cosa bisogna prendere in considerazione:
• Perché tutto vada liscio deve esserci una responsabilità centrale
• Le sessioni dei presentatori devono essere brevi, al massimo 30 minuti
• Pianifica molte pause e specificane la durata
• Se hai molti contenuti da trattare, valuta la possibilità di dividere l’evento in 2 o 3 giorni
• Incoraggia attivamente i presentatori a includere contenuti interattivi nelle loro presentazioni, come sessioni di domanda e risposta, sondaggi e quiz.

Ricorda di creare qualche test in anticipo e di fare delle prove sia in modalità spettatore che presentatore.

3. Pianificare e promuovere

Secondo alcuni studi le iscrizioni a un evento tendono ad aumentare da due a tre settimane prima della data d’inizio. Tienilo presente per pianificare ogni dettaglio e dare vita alla strategia di promozione. Determina con chiarezza i punti chiave della tua offerta, il valore aggiunto della partecipazione all’evento che stai proponendo. Pubblicizzare l’evento è importante non solo per massimizzare il numero di partecipanti, ma anche per ricordare a tutti la data.
Inizia contattando direttamente chi pensi possa essere interessato. Se l’argomento potrebbe suscitare la curiosità dei tuoi clienti, consulta la rubrica e-mail e personalizza al massimo gli inviti da inviare per renderli più coinvolgenti. Oltre ai tuoi contatti, puoi anche pensare di promuovere l’evento tramite spazi pubblicitari. Puoi partire dai social media e dal pay per click oppure sfruttare pubblicazioni, lavorare con influencer del settore, o semplicemente caricare l’evento su siti e portali dedicati.

4. Prevenire i problemi tecnici

Anche se non stai organizzando un vero e proprio evento “fisico”, questo non significa che non possano esserci intoppi. Anche gli eventi virtuali possono generare piccoli o grandi problemi tecnici. Prima di dare il via alla tua iniziativa, metti alla prova la tua connessione Internet e la resa di cuffie e altoparlanti. Organizza uno spazio di backup degli elementi visivi e delle presentazioni, nel caso di criticità nella gestione in diretta di uno o più file. Fai una prova prima del live, in modo da individuare eventuali soluzioni in tempo. Ricorda che non tutti i tuoi utenti sono esperti di tecnologia: immagina un sistema di supporto per il pubblico, con una guida o delle FAQ.

Organizzare un evento virtuale può sembrare un salto nel buio. Si possono presentare alcune sfide di natura tecnologica. Però è proprio l’uso della tecnologia a rendere l’evento virtuale un’opzione flessibile, economica, e, se fatto bene, ti può dare accesso ad un pubblico che altrimenti non sarebbe raggiungibile per lo stesso evento nella versione con partecipazione di persona.
Per consigli più mirati su come organizzare il tuo evento virtuale, contattaci.